AchtenvanGent Notarissen in Maastricht is een modern notariskantoor met zo’n vijftien vaste medewerkers in dienst – notarissen, kandidaat-notarissen, juristen en ondersteunend personeel. Telefonische bereikbaarheid is van vitaal belang voor de organisatie. De vaste telefonie heeft men dan ook via Kreuze geregeld.
We spreken telefoniste Henriëtte Kouters en administrator Patrick Valkenberg.
AchtenvanGent was in het verleden al klant bij Kreuze, maar switchte uit kostenoogpunt naar een andere provider. Wat bleek? Die kon niet de gewenste kwaliteit leveren, en men keerde na korte afwezigheid terug bij Kreuze. Eind 2015 waren de oude telefooncentrales (van Kreuze overigens) na dik tien jaar trouwe dienst aan vervanging toe. AchtenvanGent stond toen voor de keuze: kiezen we voor een telefooncentrale op locatie of voor cloudtelefonie? Het werd dat eerste.
“In overleg met Saïd (Saïd Farhane, relatiemanager bij Kreuze – <em>red.</em>) hebben we er bewust voor gekozen nog even niet de cloud in te gaan”, aldus Henriëtte. “Dat was een rationele, maar zeker ook gevoelsmatige keuze”, vult Patrick aan. “Een eigen telefooncentrale staat voor een stukje zekerheid en onafhankelijkheid”, legt hij uit. “Bereikbaarheid is essentieel voor ons. Je zou gekscherend kunnen zeggen dat telefoneren met klanten onze corebusiness is”, refereert hij aan de honderden telefoontjes die AchtenvanGent dagelijks afhandelt.
Wie naar het algemeen nummer van AchtenvanGent belt, krijgt een telefoniste aan de lijn. Die heeft sinds kort de beschikking over een bedienpost met headset, waarmee ze gesprekken kan aannemen, doorverbinden en in de wacht zetten. Ook worden alle gesprekken automatisch geregistreerd. Tot voor kort gebeurde dat nog ouderwets met pen en papier. Nu komt daar een standaard pc met toetsenbord en muis aan te pas.
Vaak komen er twee of meer gesprekken tegelijkertijd binnen. Met de bedienpost heb je dan zicht op hoe lang iemand in de wacht staat. Eventuele overloop wordt opgevangen door een tweede centrale en telefoniste. Als iemand van buitenaf naar een rechtstreeks nummer belt en er wordt niet snel genoeg opgenomen, dan wordt het telefoontje doorverbonden naar de telefoniste. Zo wordt in principe elk telefoontje bij AchtenvanGent beantwoord. Zelfs in de pauzes, als een vervanger plaatsneemt op de stoel van de vaste telefoniste.
De bedienpost beschikt over diverse standaard en extra functionaliteiten, zoals e-mailintegratie. Daarmee kunnen rechtstreeks vanuit de applicatie e-mails worden verstuurd naar medewerkers. Alleen gaat daar momenteel nog wat mis. Hoewel de oorzaak daarvan niet bij Kreuze ligt, zoeken we momenteel samen met de IT-leverancier van AchtenvanGent wél naar een oplossing voor dat probleem.
Is uw oude telefooncentrale ook aan vervanging toe? Of wilt u weten of een (Vo)IP-centrale of cloudtelefonie een passend antwoord geeft op uw bereikbaarheidsvraagstuk? Neem dan contact op met Kreuze.
